公司作为市场经济主体，是以平等身份参加经济活动。公司的经济活动，最主要是靠签订、履行合同来完成。公司合同管理好坏，往往决定一家公司成败。笔者担任各类公司法律顾问多年，经手很多公司合同法律管理缺陷引发的纠纷，现不揣浅薄，总结归纳，以供各家公司参考借鉴。       
   公司合同法律管理中，主要存在以下缺陷。
 

    一、忽视查明对方签约能力及履约能力。
 

   合同是双方以上当事人意思表示达成一致的结果。并不是任何一个当事人都可以签订合同。按照《中华人民共和国合同法》规定，没有民事行为能力的当事人签订的合同无效，但是该当事人只有权利没有义务的合同除外。限制民事行为能力人订立的合同、行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立的合同、无处分权的人处分他人财产而签订的合同，都是效力待定的合同。公司不慎签下这类合同，交易安全不能保障。签下这种合同，表面上看，公司交易成功了，其实埋下了一颗地雷，不知道什么时候就会爆炸，造成不必要的损失。
   在签订合同时，公司应该查明对方当事人以下事实：
  

   与自然人签订合同，必须查明当事人身份，必要时，把身份证明复印作为合同附件。
 

   与法人签订合同，必须查明法人的工商登记，法定代表人的情况，如果是公司员工代表公司来签订合同，必须要查明是否有授权委托以及授权权限。最好把相关资料复印作为合同附件。特别提醒，要注意合同中法人加盖的印章和法人工商登记的名称是否一致。
 

   有的项目必须得到国家相关部门许可或核准方可经营，在签订这种合同时，还必须查明对方是否已经获得许可或核准，必要时把这些资料复印附后。
 

   与其他经济组织签订合同时，应查明对方是否有独立法律地位，能否独立承担责任。
 

   在社会信用严重缺失的情况下，查明对方当事人履行合同能力非常必要。不能够查明对方当事人履约能力，建议在合同中约定比较完备的担保，对方当事人连比较合理的担保也不能够提供，最好放弃交易。
 

   俗语说：“捡了芝麻，丢了西瓜”。在市场经济中，交易机会与交易安全是一对矛盾。有的公司为了获得更多更好的交易机会，就忽视交易安全。这是非常错误的。笔者认为：“交易机会最主要是靠公司整体竞争力得到。用放弃交易安全来获得交易机会，最终永远失去交易机会，公司将在生存竞争中被淘汰。”
 

   二、忽视收集合同签订履行中的各种资料。
 

   合同是设定民事权利义务的。当事人的民事权利可以放弃，同时，可以免除对方的民事义务。当事人真心诚意作出权利义务的处理，不违反法律法规，法律一般都尊重当事人的意愿，即合同当事人必须完全遵守合同约定。合同是用文字表达的，文字多少会辞不达意，加上当事人文化、法律水平存在差异，对合同理解就会不同。合同履行中，当事人可以协商变更合同。协商方式是多样的。合同履行需要用一定的方式体现。因此，收集合同签订履行中的各种材料就非常重要。公司在这方面的管理应该注意以下事项：
 

   注意收集协商签订合同的相关材料。协商签定合同的相关材料虽不是合同的条款，但是当当事人对合同的条款理解发生分歧时，这些材料就可以用来考察当事人在合同中的真实意思。在合同法学中，称为合同的历史解释。
 

   注意签订书面合同。口头合同与书面合同都是合同的表现形式。在合同金额不大，履行期限短，权利义务简单，法律没有强制用书面形式时，当事人可以签订口头合同。这样，交易非常便捷。口头合同的缺点是发生争议时，难以举证证明存在合同关系、难以证明各自的合同权利义务。有的公司害怕失去交易伙伴，对应该签订书面合同的也不签订书面合同，很多时候由此引发纠纷。
 

   注意收集合同履行中相互往来的信件，传真，电子邮件等材料。如前所述，合同是可以协商变更的。相互往来的信件，传真，电子邮件等就可以证明合同是否变更了，收集这些材料能够顺利正确解决纠纷。
 

   发货要签收，付款要收条。公司履行合同义务，一定要注意得到对方的确认。有的公司发货不要对方签收，只在自己一方做发货记录。有的公司发货，只要对方公司的采购员签字认可，而不注意留下对方公司认可的印章，发生纠纷时，对方公司否认签字的采购员是公司员工。有的公司付款不要对方出具收条，通过银行转帐的，不注意保留转帐的凭据。有的公司付清欠款，不注意收回欠条。等等，这些在发生纠纷时，后患无穷。
 

   及时履行告知通知义务。合同的履行，需要各方当事人的配合，有的合同明确约定了告知通知义务，有的合同则没有约定，但是按照法律规定或商业惯例，有告知通知义务，公司必须及时履行。千万注意，发出书面通知后，要让对方签收送达回执，或者保留对方确实已经收到通知的相关证明。
 

   及时提出异议。对方当事人提供的商品或服务，只要不符合合同的约定，公司应立即提出，并保留相关的依据。
 

    俗语说，“亲兄弟，明算帐。”笔者以为：“权利义务必须一清二楚，严格遵守执行，并保留相关依据，合同履行才会顺利。合同履行率高是公司诚信的表现。商战以诚信为本。有诚信何愁没有交易机会？”
 

   三、不会充分利用担保措施和设定违约责任保护自己。
 

   商战险恶，总有不法之人利用合同骗人钱物。签订履行合同防止被骗尤为重要。查明交易对方当事人的签约能力及履约能力、调查清楚交易内容真实合法可以防止被骗。另外，可以考虑利用担保措施和设定合理的违约责任，防止上当受骗。如何利用担保措施？笔者建议：
   A、注意抵押财产的合法性
   抵押财产应当可以进入民事流转程序而又不违反法律禁止性规定，抵押物合法性应从以下方面进行考察，如抵押物是否为法律禁止流通物，是否为根本不能变现的物品，抵押人是否拥有抵押物的所有权。同时应对担保人的身份进行考察，防止担保人不符合法律规定，致使担保合同无效。
   B、注意抵押财产的真实性
   抵押财产应是法律上没有缺陷，真正为抵押人所控制及占有的财产。抵押财产没有其它法律负担，在此之前没有设置过抵押，抵押的价值没有超过抵押财产自身的价值，抵押财产没有设置多重抵押。
   C、考虑抵押财产的变现能力
   对抵押财产要充分考虑其变现的能力，即使真实合法的财产其变现能力也会因各种原因降低，从而使债权人的利益受到损失。另外应充分考虑到抵押财产不能变现的可能性，以免出现债权人无力接受该项财产又无法变现的情况。另外对一些价值虽然很高，但专业性很强的设备等财产应特别注意，由於专业性很强这类财产一般很难进行变现，一般不要接受这样的抵押。
   D、对保证人资格进行考察
   采用保证形式进行担保的情况，对保证人的资信能力及信誉必须进行认真的考察，同时必须注意担保人是否为法律限制进行担保的主体，以免出现因担保主体不符合法律规定而使担保无效的情况。
   E、办好法律规定的手续
   应当与担保人订立担保合同，合同必须是书面形式。按法律规定应办理抵押登记的，按规定到不同的登记部门去办理抵押登记手续，抵押合同自登记之日起生效。第三，对法律没有规定办理抵押登记的，为防止合同欺诈，可到当地的公证机关去办理登记手续。办理抵押登记的优点在於登记后，抵押物可以对抗第三人的要求；在办理登记的审查中可以发现不良苗头，及时对可能出现的欺诈进行防范。
   F、其他预防手段
   在合同签订前，应当运用合法的调查手段通过不同渠道来核实担保财产的真实性、合法性。抵押权人应当要求所接受抵押财产凭证应一律为原件。对数额较大的不动产要求抵押人提供有关机构所作的资产评估报告。
 

   如何设定合理的违约责任？
 

  违约责任设定的目的就是督促当事人按照合同约定全面履行合同。违约责任是否合理的标准是“让不守约的成本高于或基本等于守约成本”。笔者建议：
 

   设定合理定金，督促当事人签订履行合同。定金的数额应大于公司先履行合同的成本，不能高于合同交易额的20%。小于公司履约成本，对方当事人毁约成本低，高出合同交易额20%的部分无效。
 

   不及时履行合同也要设定违约责任。
 

   设定合理的毁约违约责任。具体数额以“让不守约的成本高于或基本等于守约成本”为标准，结合具体合同设定。
 

   俗语说：“害人之心不可有，防人之心不可无”。笔者以为：“公司应以诚信立足，但决不能过于相信交易伙伴的诚信。签订履行合同防止被骗重要在于树立防骗意识，掌握防骗技巧。”
 

   在公司合同法律管理中，还有很多问题，例如：公司与他人签订的合同效力如何？如何行使合同各种抗辩权？如何终止合同权利义务？合同权利义务能否转让？怎么转让？等等问题。这些都需要比较系统的法律理论知识才能理解运用，不是一朝一夕就能够做到的。笔者在此就不多言。
 

   公司怎么预防合同管理缺陷呢？笔者建议：
 

   切实增强公司法人代表的法律意识，自觉规范公司本身经营行为，合法经营。
培训员工，提高员工法律意识，掌握基本法律知识。特别对主要的业务员，中层骨干强化培训，有条件的公司可以配备专门人才成立合同执行部门。
 

   聘请专业律师作为法律顾问，协助合同管理。
 

    重要的合同建立专门的档案，把合同有关的所有资料收集在一起。对合同的履行进行动态追踪管理。